Guide
Opdatering af estatetool til 4.2 - 'Tilbud'
Her kan du læse mere om opdateringen 4.2, som blev frigivet 18.08.2022 og som indeholder vigtige nye funktioner og forbedringer.
Vigtig information
Vi har en vigtig nyhed om estatetool, som vi har glædet os til at fortælle dig.
Der sker hele tiden opdateringer og forbedringer af vores system, men denne gang er der tale om noget stort.
ESTATETOOL 4.2 ER KLAR!
Opdateringen indeholder:
- Implementering af funktion til håndtering af tilbud
- Låsningsfunktion
- Opdatering af menustruktur og navngivning
- Sikkerhedsopdateringer
På denne side kan du læse mere om hvordan man bruger funktion ‘Tilbud’. Har du spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte vores support.
Oprettelse og overblik
Funktionen findes ved at klikke på Enheder i hovedmenuen og herefter trykke på Overblik på en bestemt enhed. Den popup der åbner, viser alle aktuelle tilbud på den valgte enhed. Listen vil være tom hvis der ikke er oprettet et tilbud endnu. VIGTIGT: Er der allerede data på en enhed fra før opdatering 4.2, er dette data samlet i automatisk genereret tilbud. Kan du derfor ikke finde en tidligere lejer eller et dokument, skal du altid kigge der først. Man kan kender tilbuddet ved at det altid er navngivet ‘Tilbud 1’.
Et tilbud inddeles i status og vise om det er en kunde man arbejder på, en nuværende kunde, en kommende kunde eller en tidligere kunde, hvilket bliver bestemt ud fra ind – og fraflytnings datoer.
Ved oprettelse af et nyt tilbud, er det en god ide at give det et genkendeligt navn. Systemet tildeler det automatisk det næste nummer i rækken, men dette kan altid ændres. Det er også muligt at sætte indflytnings- og fraflytningsdato. Tilbudstypen er altid sat til det samme som enheden er oprettet som.
Når man vælger tilbuddet fra listen, åbnes vinduet man kender fra det tidligere Enhedsoverblik.
Her kan man tilknytte lejere/købere, uploade dokumenter, registrere handlinger, sende dokumenter til signeringer, tilføje bemærkninger mv. VIGTIGT: Som noget nyt, er funktionen til at lave lejekontrakter og købsaftaler nu at finde under den enkelte enhed i fanen “Lejekontrakter”. Funktionen er den samme som tidligere.
Skifte status på en enhed
Findes under Enheder, som det plejer. Men der er kommet en ændring, som er vigtig at bemærke. En enhed kan nu kun skifte i en bestemt rækkefølge mellem systemets statusgrupper. Eksempel: En enhed er sat til Ledig i statusgruppen Ledig. Nu er boligen udlejet og man ønsker at skifte status til Udlejet i Statusgruppen Udlejet. Før det er muligt, SKAL enheden først skifte status til Reserveret i statusgruppen Reserveret. Det samme gælder for en enhed der står i status Ikke frigivet. Den skal også først sættes til status Ledig, før den kan reserveres.
Skiftes status fra Ledig til Reserveret skal der vælges hvilket tilbud (Kunder) der reservere enheden. Der kan vælges mellem at lave et nyt tilbud eller vælge et eksisterende tilbud, som tidligere er oprettet på enheden.
Opret tilbud i forbindelse med en reservation
Vælger man at oprette et nyt tilbud i forbindelse med en reservation skal man igennem nogle få steps. Det første er at navngivet tilbuddet, vælge eventuelt indflytningsdato og skrive en bemærkning som tilbuddet eller kunden.
Herefter skal man tilknytte kunder til tilbuddet. Det kan gøres ved at vælge en kunde fra jeres eksisterende kundekartotek eller ved at oprette en ny kunde. Uanset hvad, er det vigtigt at kunden tilknyttet tilbuddet. Det gøres ved at klikke på knappen “Tilknyt køber/lejer til tilbud”. Klik herefter på knappen “Næste”
Som sidste step kan økonomien redigeres. Hvis der fx er aftalt en anden købesum eller lejepris med kunden. Hvis det er opsat på jeres løsning, er det også muligt at krydse feltet “Send e-mail til kunden” af. Systemet vil herefter sende en e-mail til kunden mailadressen, med link til udfyldelse af supplerende oplysninger til brug på købsaftalen eller lejekontrakten.
Er det en lejebolig er det også muligt at indtaste vigtige datoer til brug i lejekontrakten. Alle informationer på et tilbud kan altid redigeres efterfølgende.
Dokumenter
Som noget nyt er det nu muligt at have dokumenter gemt både på en enhed og på tilbud. Forskellen er at dokumenterne på enheden er “frit tilgængelige” og bør ikke indeholde personoplysninger. Dokumenter på et tilbud er kun relevante for det pågældende tilbud og kan både indeholde personoplysninger, fx en lejekontrakt og være mere generelle dokumenter, fx en Husorden.
Tilbuddets dokumenter ses fra
Enheder -> Overblik -> Vælg tilbud -> Dokumenter
Enhedens dokumenter ses fra
Enheder -> Enhedens dokumenter
Dokumenter på en Enhed kan via funktionen “Flyt”, flyttes eller kopieres fra en enhed til et tilbud.
Multiupload
Multiupload findes samme sted som det plejer. Men der er nu kommet 3 nye knapper.
Knapperne gør således, uploader dokumenterne til alle enheder, uploader dokumenterne på alle nuværende tilbud på de valgte enheder, eller uploader alle dokumenter til alle fremtidige tilbud.
